yaico KI-Mitarbeiter · Der erste digitale Kollege für Ihr Unternehmen
KI-Mitarbeiter: Kein Chatbot. Ein Mitarbeiter.
Ein Chatbot wartet, bis jemand fragt. Ein KI-Mitarbeiter hat einen Aufgabenbereich – und kümmert sich darum. Ein virtueller Mitarbeiter, der nach Ihren Arbeitsanweisungen in Ihren E-Mails, Ordnern und Excel-Listen arbeitet und wiederkehrende Aufgaben selbstständig übernimmt. Er wird von sich aus aktiv, wenn etwas zu tun ist, und fragt nach, wenn es darauf ankommt.
Oder schreiben Sie ihm direkt: agent@yaico.de
Handelt, statt nur zu antworten
Er beantwortet Anfragen, verschickt Angebote, legt Sendungen an, trägt Termine ein. Ergebnis ist eine erledigte Aufgabe, nicht ein Textvorschlag.
Arbeitsanweisungen in normaler Sprache
Sie erklären ihm Ihre Abläufe wie einem neuen Kollegen – einmal aufgeschrieben, immer verwendet. Programmieren muss dafür niemand.
Arbeitet dort, wo Sie arbeiten
E-Mails, Ordner, Excel, Shop, Buchhaltung – er nutzt die Programme, die Sie schon haben, mit genau den Rechten, die er für seine Aufgabe braucht.
DSGVO-konform – Sie geben frei
Er meldet sich, wenn er etwas erledigt hat oder Ihre Entscheidung braucht. Was Geld kostet oder nach außen geht, geben Sie mit einem Klick frei.
Was ein KI-Mitarbeiter übernimmt.
Typische Aufgaben aus dem Alltag von Händlern und Dienstleistern – jeweils: wann er loslegt, was er tut und was dabei herauskommt.
Angebote vorbereiten
Anfrage rein, Angebotsentwurf raus – Sie prüfen und geben frei.
- Angebotsanfrage per E-Mail oder Webformular
- Preisliste, Rabattregeln und Kundenhistorie prüfen, Angebot erstellen
- Sie geben per Klick frei oder ändern – dann geht es raus, mit Wiedervorlage
Buchhaltungsfragen klären
„Welche Zahlungen sind noch ohne Beleg?" – beantwortet aus Ihren echten Buchungsdaten.
- Frage per E-Mail oder Monatsabschluss steht an
- Offene Posten und fehlende Belege in Buchschluss prüfen
- Liste mit Quelle, Beleg-PDFs direkt in den Eingangskorb
Kennzahlen im Blick behalten
Jeden Montag die Wochenzahlen – und eine Meldung, sobald etwas aus dem Ruder läuft. Mehr zur Spezialrolle Daten-Analyst.
- Montags früh oder nach jedem neuen Datenstand
- Umsatz, Marge und Werbekosten mit Vorwoche und Plan vergleichen
- Kurzbericht per E-Mail, bei Auffälligkeiten mit Ursache und Vorschlag
Retouren abwickeln
Rücksendungen laufen nach Ihren Regeln – ohne dass jemand Formulare ausfüllt.
- Kunde meldet per E-Mail eine Rücksendung
- Bestellung finden, Rückgaberecht prüfen, Retourenlabel erstellen
- Kunde erhält Label und Anleitung, Lager und Buchhaltung wissen Bescheid
„Wo ist mein Paket?" selbst beantworten
Die häufigste Kundenfrage kostet Ihr Team keine Minute mehr.
- Kunde fragt per E-Mail nach seiner Bestellung
- Bestellung im Shop finden, Sendungsstatus bei DHL abfragen
- Kunde erhält eine konkrete Antwort mit Zustelltermin
Nachschub rechtzeitig anlegen
Bevor ein Bestseller bei Amazon ausverkauft ist, steht die nächste Sendung ans Fulfillment-Center schon bereit.
- Reichweite im FBA-Lager fällt unter 3 Wochen
- Menge aus Abverkauf berechnen, Sendung anlegen
- Versandplan liegt zur Freigabe bereit
Posteingang sortieren
Spam raus, Dringendes nach oben, Routine direkt erledigt.
- Werktags früh: neue Nachrichten im Kundenpostfach
- Einordnen, Spam markieren, Dringendes kennzeichnen
- Team startet mit einem aufgeräumten Postfach
An Geburtstage und Jubiläen denken
Kleine Gesten, die im Tagesgeschäft untergehen – persönlich formuliert, nie vergessen.
- Jeden Morgen: Blick in die Mitarbeiterliste
- Persönliche Glückwünsche formulieren und senden
- Chefin bekommt eine Erinnerung für das Geschenk
So arbeitet er
Einarbeiten wie einen neuen Mitarbeiter.
Wie bei einem neuen Kollegen gehört zur Einarbeitung zweierlei: zu wissen, wie Ihr Unternehmen arbeitet – und Zugang zu den Programmen, mit denen er arbeiten soll. Einmal eingearbeitet, macht er es jedes Mal genau so.
- Wann er loslegt. Zu festen Zeiten („jeden Montag um 7 Uhr“), wenn eine E-Mail eingeht, wenn Sie ihm schreiben – oder wenn in Ihren Zahlen etwas auffällt.
- Arbeitsanweisungen. In normaler Sprache aufgeschrieben, so wie Sie es einem neuen Kollegen erklären würden: Wann legen wir Nachschub an? Wie antworten wir Kunden? Was gilt als dringend?
- Zugänge. Abgesicherte Verbindungen zu E-Mail, Ordnern, Excel und Ihren Programmen. Er darf genau das, was für seine Aufgabe nötig ist – nicht mehr.
- Freigabe. Bei allem, was Geld kostet oder nach außen geht, entscheiden Sie, ob der KI-Mitarbeiter selbst handelt oder erst fragt.
Arbeitet mit Ihren Anwendungen – und mit seinen Kollegen.
Der KI-Mitarbeiter spricht mit den yaico-Anwendungen, mit anderen KI-Mitarbeitern wie der Posteingangs-Triage und mit Standard-Software wie Outlook oder SharePoint.
Resolve
Umsatz, Deckungsbeitrag und Werbekosten aus der Reporting-Plattform – abfragbar nach Artikel, Kategorie und Kanal.
Outlook, Teams, SharePoint
E-Mails senden, Termine eintragen, im Teams-Chat antworten, Dokumente in SharePoint lesen und ablegen.
Schon im Einsatz.
Bei yaico und bei Kunden arbeiten KI-Mitarbeiter bereits im Tagesgeschäft – jeder mit eigenem Namen, eigenem Aufgabenbereich und eigenen Rechten.
Posteingangs-Triage
Sortiert werktags um 6:30 Uhr das Kundenpostfach eines Onlineshops vor und markiert Spam, bevor das Team anfängt.
Buchhaltungs-Assistent
Beantwortet Fragen zu Belegen und offenen Zahlungen direkt aus Buchschluss und nimmt fehlende Beleg-PDFs entgegen.
Termin-Rechercheur
Sieht jeden Montag Veranstalter-Webseiten durch, trägt passende Networking-Events ein und meldet Anmeldefristen.
Vertrauen ist gut. Grenzen sind besser.
Ein Mitarbeiter mit Zugriff auf Ihre Systeme braucht klare Regeln. Beim KI-Mitarbeiter sind sie technisch durchgesetzt – nicht nur aufgeschrieben.
Keine Passwörter beim KI-Mitarbeiter
Zugangsdaten liegen in einem abgesicherten Tresor. Der KI-Mitarbeiter nutzt nur die freigegebenen Funktionen – er sieht Ihre Passwörter nie.
Nur erlaubte Aktionen
Jede Aktion ist einzeln freigeschaltet. Was nicht vorgesehen ist – etwa Löschen oder Überweisen – kann er gar nicht erst ausführen.
Mensch entscheidet
Sie legen fest, was er allein darf und wofür er Ihre Freigabe einholt – per Chat, mit einem Klick.
Ihre Daten bleiben bei Ihnen
Betrieb in unserer Cloud in Deutschland, in Ihrer Cloud oder on-premise. Jede Aktion wird protokolliert.
In drei Schritten zum ersten KI-Mitarbeiter.
Klein anfangen, mit einer Aufgabe, die jede Woche Zeit kostet. Wenn sie sitzt, kommt die nächste dazu.
Aufgabe auswählen
Im Gespräch finden wir die Aufgabe mit dem größten Hebel: häufig, regelbasiert, heute manuell. Wir klären, welche Systeme beteiligt sind und wo Sie mitentscheiden wollen.
Einarbeiten
Wir schreiben mit Ihnen die Arbeitsanweisungen, verbinden ihn mit Ihren Programmen und testen mit echten Fällen – erst mit Freigabe für jede Aktion, dann mit mehr Selbstständigkeit.
Laufender Betrieb
Unser AgentOps-Team betreibt, überwacht und verbessert Ihren KI-Mitarbeiter. Sie zahlen eine monatliche Betriebspauschale statt eines großen Projektbudgets.
Häufige Fragen zum KI-Mitarbeiter
Was er ist, was er darf und was er kostet.
Was ist ein KI-Mitarbeiter?
Ein KI-Mitarbeiter ist ein digitaler Mitarbeiter mit festem Aufgabenbereich, der nach Ihren Arbeitsanweisungen in Ihren Geschäftsanwendungen arbeitet und Aufgaben selbstständig erledigt – zeitgesteuert, bei einem Ereignis oder auf Zuruf. Anders als ein Chatbot handelt er aktiv, statt nur Fragen zu beantworten.
Was ist der Unterschied zu einem Chatbot?
Ein Chatbot reagiert auf Fragen und liefert Text. Ein KI-Mitarbeiter hat Zugriff auf Ihre Systeme, wird von sich aus aktiv und führt Aktionen aus: Er legt eine Sendung an, beantwortet eine Kundenanfrage mit echten Sendungsdaten oder verschickt eine Nachricht.
Mit welchen Anwendungen arbeitet der KI-Mitarbeiter?
Mit allem, was eine Schnittstelle hat: Microsoft Outlook, Teams und SharePoint, Shopsysteme wie Shopify, Amazon Seller Central, Versanddienstleister wie DHL, CRM und Datenbanken. Besonders eng arbeitet er mit den yaico-Anwendungen Resolve, Buchschluss, Reveal und yaico Inbox zusammen – und mit anderen KI-Mitarbeitern, etwa der Posteingangs-Triage, die ihm Fälle übergibt.
Wie arbeiten KI-Mitarbeiter und die yaico Reporting-Plattform zusammen?
Die Reporting-Plattform extrahiert Daten aus Quellen wie Excel, ERP-System oder Shop und bereitet sie auf – für Power BI und zugleich für den KI-Mitarbeiter. In seiner Spezialrolle als Daten-Analyst fragt der KI-Mitarbeiter diese Daten über Resolve ab, fährt eigenständig Analysen, etwa Umsatz gegen Vormonat, und meldet Auffälligkeiten mit Ursache und Handlungsvorschlag.
Was darf der KI-Mitarbeiter ohne Freigabe tun?
Das legen Sie fest. Jede Aktion wird einzeln freigeschaltet. Üblich ist: Lesen und Vorbereiten darf er allein, Aktionen mit Kosten oder Außenwirkung legt er Ihnen zur Freigabe vor – bis Sie ihm mehr zutrauen.
Wo laufen die KI-Mitarbeiter, und was passiert mit meinen Daten?
Wahlweise in unserer Cloud mit Standort Deutschland, in Ihrer eigenen Cloud oder on-premise. Zugangsdaten zu Ihren Systemen liegen abgesichert bei uns, nicht beim KI-Mitarbeiter selbst, und jede Aktion wird protokolliert.
Was kostet ein KI-Mitarbeiter?
Die Einarbeitung ist ein überschaubares Einstiegsprojekt, danach zahlen Sie eine monatliche Betriebspauschale für Betrieb, Überwachung und Weiterentwicklung. Die Höhe hängt von Aufgaben und angebundenen Systemen ab – in einem 20-minütigen Gespräch schätzen wir sie für Ihren Fall.
Auf welcher Technologie basiert der KI-Mitarbeiter?
Unter der Haube arbeitet OpenClaw mit modernsten KI-Modellen, betrieben auf der yaico Plattform. Die Anbindungen an Ihre Systeme entwickeln wir selbst, die KI-Modelle wählen wir nach Aufgabe und Datenschutzanforderung aus.
Spezialrolle · Der Daten-Analyst
Ihr KI-Mitarbeiter als Daten-Analyst: Die Plattform bereitet Ihre Daten auf. Er wertet sie aus.
In seiner Spezialrolle als Daten-Analyst arbeitet der KI-Mitarbeiter Hand in Hand mit der yaico Reporting-Plattform. Die holt Ihre Zahlen aus Excel, ERP und Shop zusammen – für Power BI und zugleich für Ihren Daten-Analysten. Der fährt damit eigenständig Analysen, beantwortet Fragen und meldet sich, sobald etwas auffällt.
Ihre Daten, wo sie heute liegen
Keine Migration, kein neues ERP. Angebunden wird, was schon da ist.
Zusammenführen, verrechnen, abfragbar machen
Agentic Pipelines extrahieren und verrechnen Ihre Daten – dank KI-gestützter Entwicklung bis zu 5-mal schneller und günstiger als klassisch gebaut.
Resolve macht die Zahlen abfragbar: Umsatz, Deckungsbeitrag, Werbekosten – nach Artikel, Kategorie, Kanal und Zeitraum.
Power BI & Dashboards
Dieselben, geprüften Zahlen für Ihre Berichte.
Analysiert und schlägt Alarm
Fragt Resolve ab, vergleicht Perioden, erklärt Ursachen – und handelt weiter.
Nicht nur Antworten – erledigte Folgeschritte.
- Fragen in normaler Sprache. „Wie lief der Umsatz im September?" – beantwortet aus Resolve, ohne Export und ohne Excel.
- Analysen auf eigene Faust. Nach jedem Datenladen prüft er Umsatz, Marge und Werbekosten gegen Vormonat und Plan – und sucht bei Abweichungen die Ursache.
- Alarm mit Vorschlag. Fällt etwas auf, meldet er sich in Teams oder per E-Mail – mit Zahlen, Ursache und nächstem Schritt.
- Weiterarbeiten. Einkauf informieren, Report verschicken, Aufgabe anlegen – mit Ihrer Freigabe.
Beispielverlauf mit fiktiven Zahlen.
Lernen Sie Ihren neuen Kollegen kennen!
In 20 Minuten finden wir die Aufgabe, bei der ein KI-Mitarbeiter Ihrem Team am meisten Zeit spart – und zeigen Ihnen, wie er in Ihren Systemen arbeiten würde.
→ Mail an agent@yaico.de